Toda empresa, tenga el tamaño que tenga y se dedique a lo que se dedique, debe tener un organigrama. Esto le hará ganar en organización, flexibilidad, eficiencia y competitividad.

Antes de continuar ¿sabes en qué consiste el organigrama de una empresa?

Un organigrama es un esquema gráfico que representa la estructura interna de la propia empresa. Es decir, permite conocer, con un simple vistazo, cómo se estructuran las distintas áreas de negocio, la jerarquía de la organización, sus competencias, sus departamentos y quien reporta a quien.

Tener un organigrama empresarial facilita muchas tareas y trae muchos beneficios. Entre ellos, permite analizar y tener clara su estructura, ordenada por departamentos. También ayuda a conocer el funcionamiento de la misma, facilitando la coordinación de sus áreas de negocio y de los proyectos que se lleven a cabo entre ellas.

Además, tener un organigrama permite conocer los nombres de las personas que están a cargo de la compañía y de sus distintas áreas, lo que facilita también su coordinación.

Como curiosidad, originariamente los organigramas empresariales fueron creados por los departamentos de Recursos Humanos y por los directivos de la empresa. Con ello, se buscaba tener clara la estructura de la empresa y facilitar la tarea de reestructuración de personal. Es decir, justificar una contratación o la supresión de algún puesto de trabajo, en caso de que fuera necesario.

Los organigramas también resultan una herramienta muy útil para quienes se incorporan a la empresa, puesto que con un vistazo rápido pueden conocer los nombres de las personas que están a cargo de cada departamento y sus jerarquías.

¿Para qué sirven los organigramas de empresa?

En función de las personas que los observen, los organigramas pueden tener distintas utilidades:

• Permiten entender y conocer la organización, sabiendo quién está a cargo de cada departamento.
• Ayudan a optimizar la gestión de la empresa, ya que permite detectar si se están duplicando puestos de trabajo o si hay funciones a las que no se está prestando la atención que se debería.
• Son útiles para definir los objetivos de la empresa y en concreto, de cada departamento, y así poder evaluar si se están cumpliendo.
• Son una herramienta para una sencilla coordinación de equipos, simplificando el reparto de tareas entre los distintos departamentos.
• También sirven como herramienta de comunicación interna, facilitado la comunicación entre empleados de distintos departamentos.
• Ayudan a la distribución de la autoridad.

Tipos de organigramas

A continuación, hablaré de los tipos de organigramas, una clasificación que recojo a partir de dos libros, «Introducción a la Administración de Organizaciones», de Elio Rafael de Zuani y «Organización de Empresas», de Enrique B. Franklin:

• Según su naturaleza
  • Microadministrativo: se utiliza para representar una sola empresa, ya sea de manera global o según las áreas que la conforman.
  • Macroadministrativo: incluye información de diferentes empresas, negocios o instituciones por lo que, debido a su complejidad, representa las unidades empresariales de manera simplificada.
  • Mesoadministrativo: representa a empresas de un mismo sector y son útiles para medir el volumen de actividad de un ámbito concreto o regularizar dicho sector.
• Según la representación gráfica
  • Vertical: muestra los distintos departamentos de la empresa de manera piramidal, desde los niveles superiores hasta los inferiores.
  • Horizontal: se representa, como su nombre indica en forma horizontal, con los distintos niveles jerárquicos ordenados por columnas, representando las relaciones entre las unidades con líneas horizontales.
  • Mixto: es una combinación de los dos anteriores por lo que refleja con mayor precisión la estructura de la empresa.
  • De bloque: es una variante del organigrama vertical, pero con más unidades ya que incluye aquellas que se encuentran en los últimos niveles jerárquicos.
  • Circular: en este caso la unidad de mayor jerarquía se coloca en el centro de una serie de círculos concéntricos. Cada uno de estos círculos representa un nivel de autoridad y las unidades de idéntica jerarquía se ubican dentro de un mismo círculo.
• Según su ámbito
  • General: incluye información de la empresa solo hasta determinado nivel jerárquico, generalmente a nivel de departamento.
  • Específico: ofrece información más detallada sobre la estructura específica de un área de la empresa.
• Según su finalidad
  • Informativo: está dirigido a personas ajenas a la empresa, por lo que solo incluyen las áreas principales de su estructura.
  • Analítico: dirigido a personas familiarizadas con la organización, recoge información más específica del comportamiento y la actividad empresarial.
• Según su contenido
  • Integral: incluye todas las unidades administrativas de una empresa, sus relaciones jerárquicas y de dependencia.
  • Funcional: recoge las principales funciones que realizan los diferentes departamentos y sus interrelaciones.
  • De puestos, plazas y unidades: se centra en los puestos existentes o necesarios para cada unidad de la empresa.

¿Cómo hacer un organigrama?

Antes de ponerse a elaborar un organigrama de empresa hay que tener clara cierta información como la cadena de mando, hasta dónde llega su control y los distintos departamentos que conforman la compañía.

Además, debe cumplir varios requisitos:

• Claridad: cualquier trabajador debe ser capaz de entenderlo e interpretarlo.
• Conciso: no debe ser extenso, lo ideal es que ocupe una sola página y no debe saturar con demasiada información.
• Ordenado: con una estructura clara.

Asimismo, pasamos a determinar paso por paso su elaboración:

• Ordenar a los trabajadores y determinar la jerarquía de mando. Se deberá establecer quien dirige cada departamento, así como los encargados de cumplir las tareas establecidas por cada responsable.
• Determinar los departamentos de la empresa y las funciones de cada uno de ellos.
• Establecer las responsabilidades y tareas de cada departamento. Con ello se tendrán claras las funciones de cada trabajador.
• Determinar los equipos que forman cada departamento.
• Establecer jerarquías, comenzando por los puestos de mayor responsabilidad a menor.

Ejemplos de organigramas

A continuación, muestro organigramas empresariales de distintos tipos de sectores

Organigrama de un emprendedor.

 

Organigrama de una microempresa

Organigrama de una pyme de gran tamaño

Organigrama de una pyme de productos.